Dokumentacja projektowa i jej archiwizacja

W przypadku uzyskania dotacji lub innego dofinansowania beneficjent zawsze musi pamiętać, że bardzo ważną rolę w rozliczeniu wsparcia odgrywa właściwa dokumentacja projektowa. Organy odpowiedzialne za udzielenie i kontrolę dofinansowania będą starannie sprawdzać dokumenty związane z jego rozliczeniem i archiwizowaniem. Dokumentacja projektowa prowadzona w sposób niewłaściwy prowadzi do ryzyka konieczności zwrotu wsparcia.

Magdalena Mirowska, ekspertka Crido w zakresie rozliczania dotacji unijnych wskazuje w filmie, jak prowadzić dokumentację projektową, by uniknąć takiego ryzyka.

Dokumentacja projektowa – w jakim celu

Magdalena Mirowska tłumaczy w filmie przyczyny, dla których beneficjent musi tworzyć dokumentację projektową. Dokumentacja taka jest dowodem między innymi na wdrożenie właściwych procedur wewnętrznych dotyczących wykorzystania i rozliczenia dofinansowania. Ma ona również za zadanie potwierdzanie kwalifikowalności kosztów, których wsparcie dotyczy. Jest ona podstawą do kontroli w miejscu realizacji projektu i po jej zakończeniu.

Dokumentacja projektowa – moment rozpoczęcia prowadzenia

Beneficjenci często zadają sobie pytanie, od którego momentu powstaje obowiązek prowadzenia dokumentacji projektowej. Magdalena Mirowska tłumaczy, kiedy należy zacząć dokumentować projekt i jego dofinansowanie.

Obowiązki beneficjenta

W filmie mowa jest również o innych poza dokumentacją projektową obowiązkach grantobiorcy, których spełnienie jest niezbędne do uzyskania i utrzymania prawa do dofinansowania. Pokazujemy, dlaczego tak ważne jest zapoznanie się z dokumentacją konkursową. Magdalena Mirowska tłumaczy również obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej. W filmie poruszamy również kwestie właściwej promocji projektu. Przez promocję projektu rozumie się co do zasady informowanie o dofinansowaniu projektu. Dokumentacja konkursowa zawiera zawsze szczegółowe wskazówki, jak taka promocja powinna wyglądać.

Archiwizacja dokumentacji projektowej

Magdalena Mirowska wskazuje również na obowiązek właściwego przechowywania dokumentacji projektowej. Jej archiwizacja jest również szczegółowo opisana w regulacjach dotyczących konkursów. W filmie odpowiadamy na pytania:

1. jak należy archiwizować dokumentację projektową
2. gdzie przechowujemy dokumentację
3. jak długo należy przechowywać dokumenty
4. kto powinien mieć dostęp do dokumentów.

Film jest skierowany przede wszystkim do organizacji pozarządowych korzystających z dofinansowań unijnych, ale zawarte w nim informacje w dużej mierze dotyczą zasad prowadzenia dokumentacji projektowej również projektów prowadzonych przez przedsiębiorców.

Sprawdź również:

https://crido.pl/blog-business/ostatni-dzwonek-zamykamy-projekty-poir/

https://cridoteka.pl/sklep/crido-show/rozliczanie-dotacji-lamiglowka-z-milionami-w-tle/