Rozliczenia podatkowe stanowią jeden z najistotniejszych aspektów działalności gospodarczej. Wśród różnych dokumentów, które są niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia tych rozliczeń, specjalne miejsce zajmuje nota korygująca. Często bywa niedoceniana, ale w rzeczywistości odgrywa ważną rolę w zapewnieniu precyzyjności i rzetelności w rozliczeniach podatkowych. Niniejszy artykuł ma na celu szczegółowe przedstawienie tematu noty korygującej.
Nota korygująca — co to takiego?
Zacznijmy od początku. Nota korygująca jest dokumentem używanym do wprowadzania określonego rodzaju korekt we wcześniej wystawionych fakturach VAT. Wystawca noty korygującej posługuje się nią, gdy z różnych powodów konieczne jest wprowadzenie zmian do treści faktury. Mogą to być na przykład literówki. Nota korygująca nie zastępuje faktury, którą koryguje, ale stanowi jej uzupełnienie.
Noty korygujące to zatem specjalne dokumenty korygujące, które są wystawiane przez nabywcę towarów lub usług. Mają one służyć poprawianiu niektórych nierzetelności faktur, zwłaszcza tych drobnych. Wyłączona jest jednak możliwość poprawiania w ten sposób danych liczbowych na fakturze.
Notą korygującą można poprawiać pomyłki na fakturze. Nie wydaje się jednak, aby było możliwe zmienienie w ten sposób nabywcy na fakturze. Wystawienie noty korygującej nie może prowadzić do tego, że zupełnie zmieni się podmiot, który był stroną czynności dokumentowanej fakturą.
Można jednak zauważyć, że w wyroku z 11.10.2007 r. (III SA/Wa 1242/07) WSA w Warszawie stwierdził: „Ustawodawca dopuścił […] możliwość wyeliminowania jakichkolwiek błędów pojawiających się na fakturze, a dotyczących nabywców lub sprzedawców – także przez jej nabywcę – przez wystawienie noty korygującej. Takimi błędami będą nie tylko oczywiste omyłki pisarskie w imieniu, nazwisku, nazwie, adresie czy NIP strony, ale również błędy powodujące, iż w treści faktury zostanie wskazana osoba (fizyczna, prawna), która nie była stroną umowy sprzedaży, a działała jedynie jako pełnomocnik bądź pośrednik upoważniony jedynie do dokonywania zakupów w imieniu rzeczywistej strony umowy sprzedaży, dla której nabywane były towary (usługi)”.
Aby nota korygująca była ważna, musi zawierać pewne określone elementy. Są to: data wystawienia, identyfikacja strony wystawiającej i odbiorcy, numer (który powinien być kolejnym numerem w porządku chronologicznym) oraz opis wprowadzanych zmian. Co więcej, zmiany wprowadzane przez notę korygującą muszą być zaakceptowane przez obie strony transakcji,
a fakt otrzymania noty musi zostać potwierdzony przez odbiorcę. Potwierdzenie to może mieć formę pisemną lub elektroniczną.
Jakich błędów nota korygująca nie naprawi?
Przede wszystkim nota korygująca nie naprawi pomyłek w zakresie miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu świadczonych usług. Stawki podatku również nie mogą być skorygowane tym dokumentem. Nota korygująca nie pomoże w kwestii pomyłek w zakresie sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku
i sprzedaż zwolnioną od podatku, pomyłek w zakresie kwoty należności ogółem, a także błędów
w zakresie ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto). Również nie możemy poprawić notą korygującą pomyłek w zakresie wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto) oraz pomyłek w zakresie wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto.
Niestety również błędy w zakresie kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, nie mogą zostać skorygowane notą.
Co powinna zawierać nota korygująca do faktury?
Można wyróżnić pięć istotnych elementów noty korygującej, które częściowo zostały już wymienione. Warto jednak ponownie podkreślić, że nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Przepisy nie mówią jednak, w jakiej formie należy zaakceptować notę korygującą, ani nie określają, na czym ma polegać. W związku z tym należy uznać, że forma akceptacji i jej treść są dowolne, wystarczy, aby okoliczności wynikało, że wystawca faktury godzi się z wystawioną przez nabywcę notą korygującą.
Konieczne jest, aby na nocie korygującej pojawił się wyraz „nota korygująca”. Powinien się tam też znaleźć numer kolejny i data wystawienia faktury korygującej. Oczywiście nota korygująca musi zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy
i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP), a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, lub podatku od wartości dodanej. Wystawiona nota korygująca powinna też zawierać podstawowe informacje, które zawarte zostały na fakturze, której nota korygująca dotyczy (są to elementy określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6). Ponadto, co wydaje się jasne, nota korygująca musi wskazywać treść korygowanej informacji oraz podawać treść prawidłową.
Nota korygująca do faktury — co po wprowadzeniu KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, jest systemem, który ma służyć do wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych. W życie ma wejść 1 lipca 2024 roku. Jego wdrożenie wiąże się z wieloma zmianami, nie tylko na polu technologicznym. Krajowy System e-Faktur wprowadza m.in. nowe zasady korygowania faktur, które wpłyną na sposób, w jaki przedsiębiorcy dokonują poprawek w danych na fakturach. Dotychczas stosowane noty korygujące zostaną całkowicie wycofane z obiegu. W pełni zastąpi je faktura korygująca, którą dotąd stosowano w przypadkach korekty danych zmieniających wysokość podatku czy dokonania zwrotu towarów. Jej wystawienie stanie się jedynym sposobem na korygowanie błędów na fakturach ustrukturyzowanych. Nowe zasady korygowania faktur wymuszają na przedsiębiorcach uważność i dokładność w procesie wystawiania faktur. Błędy, które wcześniej mogły zostać poprawione za pomocą noty korygującej, będą teraz wymagać wystawienia faktury korygującej.
Podsumowanie — nota korygująca do faktury
Nota korygująca to ważny element systemu podatkowego, który umożliwia korygowanie błędów
i nieścisłości na wystawionych fakturach VAT. Każdy przedsiębiorca — zarówno sprzedawca
jak i nabywca towaru lub usługi — powinien być świadomy zasad jej wystawiania oraz znaczenia dla prawidłowego rozliczenia podatków. Sprawne zarządzanie dokumentem, jakim jest nota korygująca, jest jednym z podstawowych elementów pracy księgowych i wymaga zarówno precyzyjności, jak i głębokiego zrozumienia przepisów podatkowych.
Pamiętajmy, że choć proces ten może wydawać się skomplikowany, jest on nieodzowny dla prawidłowego funkcjonowania systemu podatkowego. Nota korygująca jest narzędziem, które pozwala na zapewnienie przejrzystości i rzetelności w rozliczeniach podatkowych, co jest korzystne zarówno dla przedsiębiorstw, jak i dla administracji podatkowej.
W dobie cyfryzacji procesów biznesowych i administracyjnych warto również zauważyć, że coraz częściej noty korygujące są tworzone i przesyłane w formie elektronicznej. To oznacza, że zarówno ich wystawianie, jak i proces uzgadniania zmian na fakturach VAT, może przebiegać szybciej
i sprawniej, co przekłada się na większą efektywność procesów biznesowych i podatkowych.
Nie ulega wątpliwości, że odpowiednie zarządzanie notami korygującymi jest kluczowe dla sukcesu przedsiębiorstwa. Każdy księgowy powinien być doskonale zaznajomiony z tym tematem, aby móc prawidłowo i efektywnie zarządzać finansami firmy. W końcu precyzyjne i rzetelne rozliczenia podatkowe są fundamentem stabilności finansowej każdego przedsiębiorstwa.
Warto jednak już teraz zwrócić uwagę na zmiany, jakie przyniesie KSeF i fakturę korygującą, która zastąpi notę korygującą.
